En la actualidad, un 62,4% de las pymes norteamericanas no utiliza soluciones para el archivo de emails, lo que acarrea toda una serie de problemas. Entre ellos, unas capacidades limitadas de backup y recuperación de datos, lo que podría causar la pérdida de información; la incapacidad de localizar un mensaje determinado en caso de producirse una auditoría, lo que podría derivar en violaciones de la conformidad, con un coste importante para la compañía, o directamente en demandas legales; y por último, la sobrecarga de los servidores Exchange o problemas de almacenamiento.

El estudio también pone de manifiesto que el 38% de las 202 empresas consultadas no dispone de ninguna solución de backup o de archivo de emails, lo que incrementa las posibilidades de que un fallo en su red informática produzca la pérdida completa de toda aquella información crítica que estuviera almacenada en correos electrónicos.

Para realizar este informe, Opinion Matters ha pulsado la opinión de 200 responsables informáticos de pequeñas y medianas compañías estadounidenses.

Otros descubrimientos relevantes

• Dos terceras partes de los encuestados, concretamente el 66,8%, desconocían la normativa legal de su país en relación con el archivo de emails.
• El 37% de los encuestados afirmaron que necesitan buscar mensajes antiguos o eliminados cada mes e, incluso, de manera más frecuente, para responder a peticiones de usuarios finales, para cumplir con los requerimientos de conformidad, para proporcionar copias de la correspondencia en caso de demandas legales o auditorías, etc.
• El 31% de los encuestados afirmó que su empresa estaría dispuesta a considerar la posibilidad de adquirir una solución de archivo de emails en modo hosting.

La implementación de una solución de archivo de emails puede solucionar múltiples necesidades de las empresas relacionadas con el correo electrónico, como el mantenimiento y archivo de los emails corporativos, el cumplimiento de las crecientes normativas de conformidad, una reducción significativa de las peticiones y cargas de Exchange Server, así como la reducción de la dependencia de la compañía de los archivos PST.

Una cuestión muy compleja

“La infraestructura de correo electrónico se está convirtiendo rápidamente en una cuestión compleja dentro de las compañías. A día de hoy, los administradores informáticos deben considerar más factores que nunca, incluyendo un creciente número de normativas de conformidad que, según muestra el estudio, no se conocen bien”, afirma Walter Scott, presidente y consejero delegado de GFI Software. “Los datos del informe muestran que los responsables informáticos deben buscar a menudo correos concretos, sin contar con las capacidades para la búsqueda automatizada de las soluciones de archivo de emails, lo que les hace desperdiciar un tiempo muy valioso. Por otro lado, los datos críticos almacenados en estos correos deben ser fácilmente accesibles y recuperables, tanto para la propia organización, como para cumplir con la conformidad. Correr el riesgo y no hacer copias de seguridad o no archivar los datos clave almacenados en los emails, por otro lado, podría tener un elevado coste para la organización, dependiendo de la información que se maneje”.

GFI Software ofrece una solución en local y también un servicio hosting para el archivo de correos corporativos. GFI MailArchiver 2011 es la última solución software de GFI en local que permite una gestión automática del archivo, así como una búsqueda más rápida y elaborada para hacer frente al creciente coste del almacenamiento. Asimismo, la nueva solución GFI MAX MailArchive, consistente en un servicio hosting comercializado a través de proveedores de servicios gestionados, proporciona una herramienta de última generación para la conformidad y para la recuperación ante desastres, que no requiere la instalación de ningún software y que ofrece un alto ratio de recuperación, gracias a la distribución geográfica del “almacén” de correos electrónicos.